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Pautas para la elaboración de una política de gestión de documentos electrónicos

 

Proxima edición Septiembre/Octubre 2017 (Pendiente de confirmar fechas concretas)

Online / 20 horas

 

Abierto el plazo de inscripción.

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Las administraciones públicas se encuentran en un momento de cambio en el que tienen que dar cumplimiento a todos los requisitos y controles establecidos en los esquemas nacionales de seguridad y de interoperabilidad, de forma integrada con el ciclo de vida de los sistemas de información, la gestión de documentos y los procesos, para garantizar el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos por medios electrónicos.

Para cumplir con estos requisitos marcados en la normativa, es indispensable desarrollar una Política de Gestión de Documentos Electrónicos (PGD-e). En este curso veremos como desarrollar una PGD-e adecuada para nuestras organizaciones y la manera de implantarla.

 

Objetivos

Reconocer las bases legales y normativas sobre las que debe asentarse la Política de gestión de documentos electrónicos PGD-e de cualquier organismo de las administraciones públicas.

Identificar los ámbitos objetivos y subjetivos de la PGD-e en la organización.

Seleccionar la metodología de trabajo adecuada a cada escenario organizativo.

Conocer la estructura básica de una PGD-e a partir de la que desarrollar la propia de la organización.

Identificar y valorar las herramientas instrumentales esenciales para la implantación de la PGD-e.

 

Contenidos

Módulo 1. Introducción y marco normativo

     1.1. Normativa vigente y normativa futura

     1.2. El Esquema Nacional de Interoperabilidad

     1.3. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad de documento y expediente electrónico y otras normas relacionadas.

     1.4. La Norma Técnica de Interoperabilidad de PGD-e y su guía de aplicación

     1.5. El Modelo de Política de Gestión de Documentos Electrónicos.

     1.6. Las Políticas aporbadas y publicadas

Módulo 2. El proceso de elaboración de una PGD-e 

     2.1. Aspectos organizativos:

Evaluación del escenario

Cauce institucional y entorno colaborativo

Fórmulas de trabajo cooperativo

     2.2. Elaboración de una PGD-e

Estructura y contenidos

Módulo 3. Esquema institucional de metadatos

     3.1. Definición y funcionalidad

     3.2. Esquema institucional de metadatos: consideraciones para su elaboración

    3.3. Esquema de metadatos para la gestión de documentos elecectróncos (eEMGDE v.2)

Modulo 4. Implantación de la PGD-e

     4.1. Procedimientos instrumentales: digitalización de documentos

     4.2. Herramientas tecnológicas 

 

Profesorado

Rosa Martín Rey |Jefa de Área de Gestión de Documentos y Archivos (Ministerio de Hacienda)

Titulaciones superiores: Licenciada en Filología Hispánica, Diplomada en Biblioteconomía y Documentación, D.E.A. y Suficiencia investigadora. Universidad Complutense de Madrid.

Experiencia profesional en centros de información: 
- Experiencia en bibliotecas y centros de documentación
- Experiencia en archivos: Archivo Histórico Provincial de Vizcaya, Archivo General de la Administración, Archivo Central del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

Experiencia docente:
- Profesora de informática documental
- Formación de funcionarios en materia de gestión de documentos y archivos
- Formación de funcionarios en la implantación del Esquema Nacional de interoperabilidad en cuanto a la gestión de documentos y expedientes electrónicos
- Acciones formativas en el Posgrado de Especialista Universitario en Archivística de la Universidad nacional de Educación a Distancia

Proyectos colaborativos:
Miembro del Grupo de Apoyo de Tecnología y Normativa, dentro del Grupo de Trabajo para la Coordinación de Archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
Miembro del equipo de redacción del documento de Política de Gestión de Documentos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. N.I.P.O. 630-14-160-X

Metodología

El curso se desarrollará íntegramente online a través de la plataforma de formación online de ACAL (http://formacion.acal.es). Esta plataforma servirá de soporte para obtener el material didáctico, interactuar con los profesores y otros alumnos, así como plantear y resolver las posibles dudas.

Para asimilar mejor los contenidos teóricos de los diferentes módulos, cada alumno eleborará una Política de Gestión de documentos electrónicos a partir del Modelo de Política de gestión de documentos de la DGMAPIAE para la organización que cada uno elija. Describirá el escenario del que parte y el método de trabajo escogido para la redacción del documento de PGD-e, y finalmente presentará un documento de PGD-e básico, que recoja, en esencia, la estructura y contenidos aplicados al caso concreto. La práctica se desarrollará en paralelo a los contenidos. Se irá avanzando en la redacción de la política a medida que se expliquen los contenidos de los módulos 1,2 y 3.

Dentro de la plataforma se habilitará un espacio de comunicación con los profesores, a través de un foro de preguntas o mensajes directos a cada profesor. También se habilitará un espacio común para que los alumnos puedan comunicarse e interactuar entre sí dentro de la plataforma.

 

 

Certificados

La superación del curso se valorará teniendo en cuenta los siguientes criterios:

  • Valoración del profesorado acerca del grado individual de conocimientos adquiridos.
  • Grado de implicación de los alumnos en la realización del curso (participación en foros o grupos de discusión, preguntas realizadas a los profesores…)
  • Nivel de consulta de los materiales, actividades y recursos disponibles dentro de la plataforma de formación online.

En función de estas variables, los alumnos podrán optar a uno de los siguientes certificados:

  • Seguimiento y desempeño eficaz del curso, con una relación de los conocimientos impartidos y adquiridos a lo largo del mismo.
  • Realización del curso, con una relación nominal del curso y los conocimientos que se han ofrecido en él.

 

 

 

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