En un bufete de abogados la gestión de la documentación y del conocimiento es tan importante como poseer un buen equipo de letrados. A pesar de ello la implementación de un sistema de gestión documental sigue sin tener la importancia que debiera dentro de la planificación estratégica.

En estos centros se manejan diariamente gran cantidad de información, generada tanto de manera interna como externa a la empresa. En el caso de la interna, estamos hablando de aquella tipología documental que es producida como consecuencia de su actividad. No pensar en su ordenación y clasificación para conservarla desde el principio provoca perder la oportunidad de crear una memoria colectiva, de gran valor tanto para los empleados presentes como futuros.

Por la otra parte, la externa sirve de apoyo para el trabajo diario. Si toda esta tipología documental es atendida de manera correcta, supondrá un valor añadido a la empresa. Sin un sistema que permita su rápida localización supondrá una pérdida de tiempo, esfuerzo, y como consecuencia  dinero; que no se pueden permitir. Además de establecer sistemas ágiles de localización, se tienen que fijar calendarios de conservación que muevan los documentos por el ciclo documental: archivo de oficina, archivo intermedio y archivo histórico. Todo ello se debe plasmar de forma clara en  una serie de normas para darlas a conocer a todo el personal.

El instrumento en torno al cual gira esta gestión son las bases de datos. Por lo tanto, es de gran importancia manejarlas; específicamente las bases de datos de legislación y jurisprudencia, en las cuales se encuentra el conocimiento exterior. La empresa debe tener en cuenta y usar las siguientes herramientas para trabajar para el cliente, así como bases de datos alimentadas de manera interna con los expedientes que generan sus casos. Actualmente el mercado oferta softwares que aúnan ambos cometidos para facilitar el trabajo del documentalista jurídico.

Alberto Ramos