Alejandro Delgado Gómez[1] nos ofrece un trabajo de investigación que pretende demostrar cómo influye el uso de esquemas de metadatos en la calidad de creación documental y la gestión archivística.

A día de hoy existen diversos modelos de metadatos que  asumen que por detrás del documento como objeto está el proceso de documentar. Existen diversos modelos de metadatos, tales como la norma ISO 23081, que establece un marco para crear y utilizar metadatos de gestión de documentos y, algo muy importante, explica los principios que la regulan, permitiendo el uso de modelos de metadatos tanto planos como multidimensionales.

Por otra parte tenemos la ISAD (G) o Norma Internacional de Descripción Archivística que tan bien conocemos en nuestro entorno. Esta norma supuso el primer esfuerzo por llegar a unos principios normalizados que sirvieran de base para descripciones homogéneas a nivel internacional. Otro hito hacia los modelos de metadatos es la norma EAD o Encoded Archival Description, que es una norma de codificación en SGML y fue diseñada para marcar información contenida en instrumentos de descripción archivísticos. El RKMS es otro esquema de metadatos que trata a los documentos como objetos dinámicos que tienen que asociarse a lo largo de su rango de vida. Los metadatos RKMS identifican y describen tanto los documentos que reflejan esas actividades, como las características significativas de los contextos en que los documentos se crean, gestionan y utilizan. Además de todo lo que menciono anteriormente, RKMS  aborda el problema de la generación automática de metadatos en diferentes sistemas de creación, gestión y uso de documentos.

El archivo Municipal de Cartagena ha sido el lugar elegido para llevar a cabo esta investigación. Los resultados obtenidos nos muestran la necesidad de un modelo complejo de metadatos que englobe todas las fases de creación, gestión y uso de la documentación, tanto dentro y fuera de la organización, como en sus diferentes ámbitos. Es necesario también, que esto suceda con toda la documentación, independientemente de sus orígenes; documentos digitales complejos, documentos administrativos, memorias orales, etc. Un conjunto de sistemas integrados permitiría la realización de una manera coherente de los procesos de asignación de metadatos  y gestión de información documental.

La aparición, desarrollo y mantenimiento de estos modelos de metadatos y sistemas de descripción nos van a permitir mantener y conservar nuestra historia a lo largo de los años, razón por la cual es fundamental continuar en el desarrollo de nuevos sistemas o adaptar los existentes a las necesidades que vayan apareciendo.

Beatriz Mimosa

Todos sabemos lo importante que es la descripción de documentos y su correcta descripción para que, a la hora de buscarlos, podamos tenerlos localizados correctamente.

No todas las organizaciones o empresas funcionan de la misma forma, por lo tanto, hay que tener bien claro ese esquema en el que hay que definir las diferentes funciones administrativas plasmadas en un cuadro de clasificación.

Los metadatos deberían representar este cuadro de clasificación con una codificación, de manera que se pueda migrar la información desde diferentes dispositivos en cualquier momento.

Los metadatos los entendemos como una forma de describir los datos procedentes de los documentos electrónicos de la organización o empresa en la que nos encontremos. Nos permiten interpretar los datos de los documentos a diferentes niveles: descriptivo y técnico.  Es la infraestructura que se utiliza en la web semántica y permite que la información electrónica se encuentre de manera directa.

Los metadatos son trabajados por diferentes organizaciones para crear un estándar en la forma en que se generan, como puede ser OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).

Beatriz Mimosa