El portavoz del sindicato de secretarios judiciales, Rafael Lafuente, en una entrevista que le hicieron en cadena Ser, afirmó que la pérdida de documentación es algo común. Explica que en los ordenadores de los juzgados no aparecen los papeles que ofrecen los partes de los sumarios y al trabajar con documentos de papel, éstos llegan a perderse.

Según cuenta, el juzgado tiene un archivo informático que posee los procedimientos de las soluciones, sin embargo, no los documentos físicos que aportan las partes.  Esto que ha contado, podría ser motivo para implementar y acelerar el uso de la documentación electrónica en este tipo de archivos, de esta manera lo que harían simplemente sería envío de documentación.

Hay que tener en cuenta que la información a lo largo de los últimos años ha crecido de manera exponencial y con ella los documentos, por ello, el trabajo de los archiveros se complica, dificultando su trabajo.  Es necesario un cambio, pero el esfuerzo que supone aceptar un cambio de la oficina tradicional, física con papeles, a una oficina digital, sin papeles, es muy grande.

La solución y el primer paso a seguir para este cambio es optar por la digitalización de los documentos actuales y seguir teniendo plenas garantías legales. Esto lo podemos comprobar con la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico del Ciudadano a los Servicios Públicos, la cual en su artículo 30, párrafo tercero, afirma que se pueden “obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.” Hay que señalar que esta norma garantiza el derecho de los ciudadanos para comunicarse por medios electrónicos con sus administraciones públicas, pero también, que éstas administraciones deben contar con las herramientas adecuadas para permitir que se pueda ejercer dicho derecho.

Sin embargo, la constante evolución tecnológica es lo que puede estar frenando el cambio. Por ello, hay que tomar las medidas necesarias para evitar la inseguridad.

Beatriz Mimosa