La descripción archivística: de los instrumentos de descripción hacia la web semántica de Javier Moyano es un artículo en el que nos expone la relación del documento de archivo con la información que permite su gestión y administración. Esto se consigue gracias a las tareas de identificación, localización, recuperación o disponibilidad de los documentos.

Con el entorno electrónico la descripción se ha vuelto más importante, pues se pueden usar los documentos en redes universales de comunicación. Sin embargo, hay una inmensa cantidad de sistemas, normas y lenguajes que pueden hacer difícil la difusión de los recursos de los archivos. Por ello, hay que dar a conocer el proceso de descripción usando los medios que permiten las tecnologías y la web semántica en último término.

En el mundo de la archivística se han proporcionado diversas y variadas definiciones de lo que es el proceso de describir un documento de archivo. Todas coinciden en que esta actividad, la descripción, permite identificar y representar las características de los documentos. Una de las teorías más curiosas para mi es que José Luis Bonal Zazo comprende no solo la representación que se hace de los documentos, sino también la que produce instrumentos de descripción. Otra de las teorías que considero novedosas es la de Javier Barbadillo, pues amplía la identificación de los documentos un poco más, hacia su contexto. Esto creo que es fundamental pues nos aporta más información (quién ha producido los documentos, por qué, cómo,…). Es fundamental tener información de las funciones de los productores de documentos y los agentes que están involucrados en el proceso de creación. Además, con el desarrollo que estamos viendo de las nuevas tecnologías es esencial que toda esta información esté relacionada y se pueda intercambiar. 

Actualmente, la información de las bases de datos es accesible mediante internet a través de ordenadores y dispositivos móviles. El acceso a la información de los archivos desde donde mejor se hace es desde el Sistema de Acceso Archivístico proporcionando una serie de características que hacen la búsqueda y recuperación de información el método idóneo en lo que se refiere a plataformas web. Pero la información que aparece es necesario que esté estructurada y para ello han utilizado como punto de partida las normas internacionales ISAD (G) e ISAAR (CPF) y han obtenido normas como EAD y EAC con las mismas características, una de carácter general y otra dedicada en exclusiva a las entidades. Lo que hacen estas normas es utilizar un lenguaje de etiquetado denominado XML para poder representar la información en la web. Pero en algunos casos esto se ha superado y se habla de la famosa web semántica cuyo objetivo es representar datos en la red. Aparecen las descripciones con su significado, la estructura interna y las relaciones permitiendo así un conjunto de  datos enlazados o lo que se denomina Linked Open Data. Para ello ya no utilizan XML, sino RDF para favorecer el intercambio de datos. Este lenguaje dispone de tres tipos de elementos: recursos, propiedades y sentencias. Lo que hace es generar tripletas de sujeto – predicado – objeto donde se plasman las relaciones semánticas. 

En conclusión, ha habido una evolución bastante amplia desde las primeras descripciones de documentos de archivo hasta lo que se está haciendo ahora. Sin embargo, considero que se debe seguir trabajando en ello, sobre todo porque actualmente el mundo de las tecnologías de la información es un mundo que está en constante cambio, en constante actualización y del que hay que estar pendiente en todo momento con las novedades que va presentando. Considero que el camino que se está siguiendo hasta el momento es el acertado, hay que adaptarse a los nuevos sistemas, a las nuevas necesidades de los usuarios y si la forma de acceso a la información de éstos es a través de la tecnología, hay que establecer los medios y hacer posible que puedan acceder de esta manera. Además, estas nuevas formas de acceso suponen una novedad bastante grande y es que al estar conectados podemos acceder a la información de cualquier punto del planeta.

MOYANO COLLADO, J. La descripción archivística. De los instrumentos de descripción hacia la Web Semántica. Anales de Documentación, 2013, vol. 16, nº 2. Disponible en: http://dx.doi.org/10.6018/analesdoc.16.2.171841

Beatriz Mimosa