El pasado 25 de mayo de este año entró en vigor el nuevo reglamento de datos de la Unión Europea, que establece multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual para todas aquellas empresas que apenas cuentan con gestión documental, y que no entrará en vigor hasta el 2018.

Según datos del estudio realizado por PwC y la empresa de custodia y gestión de la información Iron Mountain, alrededor del 11% de las empresas medianas europeas tienen que adaptarse a los plazos comprendidos entre 3 meses y 20 años para la conservación de documentos e información, dependiendo del tipo de dicha información.

En España, el 19% de las medianas empresas guardan información para extraer valor en un futuro o emplear los datos  como pruebas en procesos legales.

Hay que tener en cuenta que el almacenaje y custodia de mucha información y no saber gestionarla bien puede perjudicar a la competitividad de las empresas; así lo afirma Ignacio Chico, director general de Iron Mountain:

“La información significa ventaja competitiva. Ahora bien, el problema reside en que muchas veces no se sabe cómo gestionarla. Los documentos que se conservan durante demasiado tiempo corren el riesgo de vulnerar la privacidad y las leyes de protección de datos, y los que se destruyen demasiado pronto podrían contravenir la ley de prueba electrónica. Es esencial que las empresas reaccionen y adopten un enfoque responsable y proactivo”

El estudio: Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos realizado por Iron Mountain e IDC, pone de manifiesto que las empresas pierden alrededor de unos 9 millones de euros por una mala gestión de datos. En este sentido, Ignacio Chico comenta que tener unos procesos de archivo bien definidos permite “conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de costes y la entrada de ingresos adicionales, provenientes de la monetización de archivos”.

Otra novedad de este reglamento son el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad. El primero obliga a la empresa a la eliminación de los datos personales del solicitante y su bloqueo en el ámbito web, y el segundo exige a las empresas el poder dar a los solicitantes, clientes o empleados, sus datos en un formato trasladable.

El reglamento exige que haya un responsable de la custodia de la información, lo que da a los documentalistas un papel importante en el futuro que se avecina, ya que según Iron Mountain, el 22% de las empresas carecen de políticas de archivo y es “muy probable que no haya ni una sola persona, ni un equipo definido capaz de tener una visión completa de dónde está almacenada la información o si el lugar donde está es seguro”

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Jezabel Blanco Elvira