Todas las organizaciones, ya sean públicas o privadas, tienen que asegurarse que datos capturan y guardan para poder explotar la máxima información posible en el desarrollo de sus actividades. Además, de forma constante y debido a la evolución de nuestra sociedad todos utilizamos, compartimos y almacenamos datos. Por ello, es fundamental su conservación y reutilización, para poder encontrar la información que nos ayude en nuestros problemas.

En este documental de la BBC “Joy of Data” podemos comprobar la importancia de los datos: como se capturan, conservan y comparten. Además, vemos la evolución en la forma de recoger datos, desde la revolución industrial hasta la actualidad. Nos muestra la forma en que desde distintas épocas los datos nos ayudan en la búsqueda de soluciones a nuestros problemas a pesar de que la recogida de datos era muy manual.

También nos permite comprobar como a lo largo de los años han evolucionado las tecnologías de la información, desde las tarjetas perforadas hasta nuestros actuales ordenadores y dispositivos móviles. Asociado a este desarrollo tenemos la evolución de la recogida de datos, podemos apreciar como actualmente la recogida es fundamentalmente automática.

Es increíble cómo hemos evolucionado en la forma de almacenar y compartir nuestra información. La forma en la que hemos pasado de tener los datos en documentos físicos a como los datos están enlazados entre sí en una red inmensa de información.

Finalmente, el documental puede localizarse aquí.

Beatriz Mimosa

El pasado domingo se dio a conocer el denominado caso “Panamá Papers”, considerada como una de las mayores filtraciones de datos periodísticas de toda la historia, pues supone gran cantidad de información. Se trata de un bufete de abogados, Mossak Fonseca, en Panamá, que ha estado ayudando a blanquear dinero procedente de diversas personas y de diversas actividades durante los últimos 40 años.

Todo empezó hace algo más de un año, cuando un periódico alemán recibió una filtración de una fuente anónima con datos cifrados pertenecientes al mencionado bufete de abogados que permitía ocultar sus negocios para evadir impuestos mediante sociedades “offshore”. Lo que hacían era constituir empresas fuera del país de residencia para no tener que pagar impuestos.

El periódico llegó a recibir en total2.6 terabytes de documentos, fechados entre 1977 y 2016. Se pusieron en contacto con el Consorcio Internacional de Periodistas de Investigación (ICIG), el cual cuenta con 378 periodistas de 78 países distintos.

El trabajo que hicieron a partir de este momento fue una colaboración continua de revisión de cantidades masivas de datos, contraste de fuentes y difusión del contenido que se han ido encontrando, lo que ha permitido desvelar información de políticos, funcionarios públicos, empresarios e incluso deportistas. Entre el tipo de documentación que han ido encontrando tenían correos electrónicos, escrituras legales, certificados bancarios, fotocopias de pasaportes, declaraciones juradas, facturas, fotografías, PDF y extractos de la base de datos de Mossack Fonseca. En España la noticia ha sido difundida por El Confidencial y la Sexta.

Entre algunas de las personas implicadas presuntamente está el presidente ruso, Vladimir Putin, aunque no de forma directa; el primer ministro islandés, Sigmundur David Gunnlaugsson, el cual ha renunciado; el presidente de argentina, Mauricio Macri; el rey de Marruecos, Mohamed VI, a  través de su secretario particular; familiares de altos cargos chinos; el futbolista Lionel Messi, que junto con su padre son los únicos beneficiarios de la sociedad que tienen en Panamá; Pedro y Agustín Almodóvar, los cuales han asegurado que su situación está regularizada; Pilar de Borbón, la hermana del rey Juan Carlos, que ha sido presidenta de una empresa establecida un mes después de que el por entonces presidente, Juan Carlos, asumiera la Jefatura del Estado por el estado de salud de Francisco Franco. La sociedad fue disuelta cinco días después de que el actual rey Felipe VI fuera proclamado rey en 2014. Ella misma admite no haber incumplido ninguna obligación tributaria. Vargas Llosa tuvo una sociedad en el año 2010; sin embargo, se ha afirmado por la agencia literaria del escritor que no tuvo ninguna relación con esta sociedad, sino que debe de haber sido algún asesor de inversiones o intermediario.

Han estado analizando a la firma de abogados y el robo de documentos puede haber sido causado por un plugin de Wordpress y una versión antigua y no parcheada de Drupal. Mossak contaba con dos sitios web, uno que consistía en un escaparate de servicios elaborado con Wordpress y otro para compartir información sensible con los clientes de la firma, basado en Drupal. La versión de Drupal con la que contaban era antigua y se parcheó en 2014, pues los expertos en seguridad consideraban que los problemas eran tan graves que si no se actualizaba habría que empezar desde cero. En Mossak no la actualizaron, lo que hizo que su portal fuera altamente vulnerable. El otro problema estaba relacionado con un plugin de Wordpress, que tampoco había sido actualizado, lo que permitía al atacante tener acceso al servidor y poder ejecutar todo tipo de comandos como el encargado de recoger todos los ficheros del servidor.

Es importante destacar la colaboración de diferentes profesionales y el fenómeno global que se ha conseguido con ello y la interdisciplinariedad de todos. Además, sobresale la importancia de actualizar los servicios de información digital en todo momento porque pueden como podemos ver la falta de actualización ha dado lugar a problemas en los sistemas de seguridad.

Beatriz Mimosa

Gómez Suárez de Figueroa, también llamado Inca Garcilaso de la Vega, nació en Cuzco en 1539 y fue educado en las culturas andina e hispana debido a que su madre era inca y su padre español. Destaca por haber sido un poeta del Siglo de Oro. Tiene especial importancia por sus influencias italianas debido a su estancia en Nápoles y su producción lírica de la época del Renacimiento castellano.

La Biblioteca Nacional de España, conmemorando 400 años de la muerte del escritor, ha reconstruido su archivo personal y ha organizado una exposición que se puede visitar hasta el 2 de mayo.

La exposición reconstruye su archivo con textos, documentos, piezas y elementos de cultura e identidad, de tal forma que permiten identificar al intelectual. En ella se pueden observar obras de la colección de la BNE, pero también otras colecciones de diferentes instituciones españolas. Debido a su naturaleza, se ve cómo las dos culturas, el humanismo europeo y el pasado incaico, influyeron en él a lo largo de su vida. Esta exposición ha sido organizada por la BNE en colaboración con la Fundación Amigos de la BNE y de AECID.

Algo especial de la exposición es el inventariado de bienes realizado por sus albaceas testamentarios tras su muerte en Córdoba en 1616. En él están registrados un total de 188 libros pertenecientes a su biblioteca. Este documento es considerado excepcional porque pocas colecciones de escritores del Siglo de Oro han llegado intactos a la actualidad.

Beatriz Mimosa

El presente trabajo está centrado en la forma y diferentes fuentes de información empleadas para documentar películas históricas como la que estamos tratando, The Imitation Game. En ellas tiene especial atención el contexto social de la época en que tiene lugar la acción de la película, así como las escenas de archivo que se incluyen o no en la misma.

El Instituto de Cinematografía y de las Artes Audiovisuales (ICAA) es un organismo que se centra en la planificación, gestión, funcionamiento y diversos temas acerca del sector cinematográfico y audiovisual en España.

Desde hace poco ha puesto a disposición de todo el mundo un buscador de películas que cuenta con numerosas películas y la información adecuada de diversos videoclubs tales como Nubeox, Wuaki, Filmin, Filmotech, Yomvi, Cine Click Películas Online y 400 Films.

El archivo que poseen cuenta con un total de 14.000 películas para comprar o alquilar y está en fase de prueba con todo el cine que se puede ver por internet de forma legal. Se va actualizando semanalmente y se incluyen los mejores estrenos. Para acceder al buscador haced click aquí.

Beatriz Mimosa

Alejandro Delgado Gómez[1] nos ofrece un trabajo de investigación que pretende demostrar cómo influye el uso de esquemas de metadatos en la calidad de creación documental y la gestión archivística.

A día de hoy existen diversos modelos de metadatos que  asumen que por detrás del documento como objeto está el proceso de documentar. Existen diversos modelos de metadatos, tales como la norma ISO 23081, que establece un marco para crear y utilizar metadatos de gestión de documentos y, algo muy importante, explica los principios que la regulan, permitiendo el uso de modelos de metadatos tanto planos como multidimensionales.

Por otra parte tenemos la ISAD (G) o Norma Internacional de Descripción Archivística que tan bien conocemos en nuestro entorno. Esta norma supuso el primer esfuerzo por llegar a unos principios normalizados que sirvieran de base para descripciones homogéneas a nivel internacional. Otro hito hacia los modelos de metadatos es la norma EAD o Encoded Archival Description, que es una norma de codificación en SGML y fue diseñada para marcar información contenida en instrumentos de descripción archivísticos. El RKMS es otro esquema de metadatos que trata a los documentos como objetos dinámicos que tienen que asociarse a lo largo de su rango de vida. Los metadatos RKMS identifican y describen tanto los documentos que reflejan esas actividades, como las características significativas de los contextos en que los documentos se crean, gestionan y utilizan. Además de todo lo que menciono anteriormente, RKMS  aborda el problema de la generación automática de metadatos en diferentes sistemas de creación, gestión y uso de documentos.

El archivo Municipal de Cartagena ha sido el lugar elegido para llevar a cabo esta investigación. Los resultados obtenidos nos muestran la necesidad de un modelo complejo de metadatos que englobe todas las fases de creación, gestión y uso de la documentación, tanto dentro y fuera de la organización, como en sus diferentes ámbitos. Es necesario también, que esto suceda con toda la documentación, independientemente de sus orígenes; documentos digitales complejos, documentos administrativos, memorias orales, etc. Un conjunto de sistemas integrados permitiría la realización de una manera coherente de los procesos de asignación de metadatos  y gestión de información documental.

La aparición, desarrollo y mantenimiento de estos modelos de metadatos y sistemas de descripción nos van a permitir mantener y conservar nuestra historia a lo largo de los años, razón por la cual es fundamental continuar en el desarrollo de nuevos sistemas o adaptar los existentes a las necesidades que vayan apareciendo.

Beatriz Mimosa

La descripción archivística: de los instrumentos de descripción hacia la web semántica de Javier Moyano es un artículo en el que nos expone la relación del documento de archivo con la información que permite su gestión y administración. Esto se consigue gracias a las tareas de identificación, localización, recuperación o disponibilidad de los documentos.

Con el entorno electrónico la descripción se ha vuelto más importante, pues se pueden usar los documentos en redes universales de comunicación. Sin embargo, hay una inmensa cantidad de sistemas, normas y lenguajes que pueden hacer difícil la difusión de los recursos de los archivos. Por ello, hay que dar a conocer el proceso de descripción usando los medios que permiten las tecnologías y la web semántica en último término.

En el mundo de la archivística se han proporcionado diversas y variadas definiciones de lo que es el proceso de describir un documento de archivo. Todas coinciden en que esta actividad, la descripción, permite identificar y representar las características de los documentos. Una de las teorías más curiosas para mi es que José Luis Bonal Zazo comprende no solo la representación que se hace de los documentos, sino también la que produce instrumentos de descripción. Otra de las teorías que considero novedosas es la de Javier Barbadillo, pues amplía la identificación de los documentos un poco más, hacia su contexto. Esto creo que es fundamental pues nos aporta más información (quién ha producido los documentos, por qué, cómo,…). Es fundamental tener información de las funciones de los productores de documentos y los agentes que están involucrados en el proceso de creación. Además, con el desarrollo que estamos viendo de las nuevas tecnologías es esencial que toda esta información esté relacionada y se pueda intercambiar. 

Actualmente, la información de las bases de datos es accesible mediante internet a través de ordenadores y dispositivos móviles. El acceso a la información de los archivos desde donde mejor se hace es desde el Sistema de Acceso Archivístico proporcionando una serie de características que hacen la búsqueda y recuperación de información el método idóneo en lo que se refiere a plataformas web. Pero la información que aparece es necesario que esté estructurada y para ello han utilizado como punto de partida las normas internacionales ISAD (G) e ISAAR (CPF) y han obtenido normas como EAD y EAC con las mismas características, una de carácter general y otra dedicada en exclusiva a las entidades. Lo que hacen estas normas es utilizar un lenguaje de etiquetado denominado XML para poder representar la información en la web. Pero en algunos casos esto se ha superado y se habla de la famosa web semántica cuyo objetivo es representar datos en la red. Aparecen las descripciones con su significado, la estructura interna y las relaciones permitiendo así un conjunto de  datos enlazados o lo que se denomina Linked Open Data. Para ello ya no utilizan XML, sino RDF para favorecer el intercambio de datos. Este lenguaje dispone de tres tipos de elementos: recursos, propiedades y sentencias. Lo que hace es generar tripletas de sujeto – predicado – objeto donde se plasman las relaciones semánticas. 

En conclusión, ha habido una evolución bastante amplia desde las primeras descripciones de documentos de archivo hasta lo que se está haciendo ahora. Sin embargo, considero que se debe seguir trabajando en ello, sobre todo porque actualmente el mundo de las tecnologías de la información es un mundo que está en constante cambio, en constante actualización y del que hay que estar pendiente en todo momento con las novedades que va presentando. Considero que el camino que se está siguiendo hasta el momento es el acertado, hay que adaptarse a los nuevos sistemas, a las nuevas necesidades de los usuarios y si la forma de acceso a la información de éstos es a través de la tecnología, hay que establecer los medios y hacer posible que puedan acceder de esta manera. Además, estas nuevas formas de acceso suponen una novedad bastante grande y es que al estar conectados podemos acceder a la información de cualquier punto del planeta.

MOYANO COLLADO, J. La descripción archivística. De los instrumentos de descripción hacia la Web Semántica. Anales de Documentación, 2013, vol. 16, nº 2. Disponible en: http://dx.doi.org/10.6018/analesdoc.16.2.171841

Beatriz Mimosa

En esta ocasión ponemos nuestra atención en un trabajo que, por aquel entonces (es del año 2001), era novedoso: la vigilancia tecnológica y la inteligencia competitiva. En él se plantean y definen estos nuevos conceptos que no eran conocidos en nuestra profesión.

En el resumen podemos comprobar cómo plantean la temática principal y la relación que hay con los profesionales de la información y documentación. Se centran en España, aunque aparecen algunas referencias internacionales.

Los contenidos se desarrollan de una manera clara y concisa. Al principio establecen los objetivos explicando los conceptos clave, que son "vigilancia tecnológica" e "inteligencia económica", repasando los antecedentes, pues en España se estaba empezando a hablar del tema mientras que en otros países ya se hablaba de ello.

Me parece que es una buena forma de empezar a introducirse en el tema de la vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva. Además, nos permite ver y comprobar cómo en el entorno en el que las nuevas tecnologías se van desarrollando y actualizando constantemente tenemos un nicho de trabajo muy grande si redefinimos el papel de nuestra profesión.

Para acceder a él:

Giménez Toledo, Elea; Román Román, Adelaida. "Vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva: conceptos, profesionales, servicios y fuentes de información”. En: El profesional de la información, 2001, mayo, v. 10, n. 5, pp. 11 – 20.

Beatriz Mimosa

La norma UNE - ISO 15489:2006 es el principal documento para la normalización de conceptos y procesos de gestión documental.
Posee una serie de requisitos para la gestión de documentos en las organizaciones, la cual debe determinar principalmente:

·        Cuáles son los documentos que se deben crear en cada proceso.

·        La forma y estructura en que deben aparecer los documentos en el sistema junto con las tecnologías que se utilizarán.

·        Los metadatos que se incorporarán y cómo se vincularán a lo largo del tiempo.

·        Los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante los procesos.

·        La organización de los documentos de tal forma que se cumplan los requisitos necesarios para su uso.

·        Los riesgos derivados de la ausencia de documentos testimoniales.

·        El cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios, así como las normas que le son aplicables y la política de la organización.

·        Garantizar la conservación en entornos seguros durante el tiempo necesario.

Además, se establecen las características que deben poseer los documentos ingresados o capturados en el ejercicio de las actividades de dicha organización:

·        El documento debe incluir los metadatos necesarios para documentar las operaciones. Se establecerán la estructura del documento, el contexto y la vinculación con otros documentos.

·        Deben ser auténticos.

·        Deben ser fiables.

·        Deben ser íntegros.

·        Deben de estar disponibles.  

Está formada por dos partes, la primera es sobre generalidades y la segunda se trata de un informe técnico en el que se explican procedimientos para poner en marcha la primera.

Una de las cosas curiosas de esta norma es que no incluye a los documentos históricos, aunque la norma se podrá aplicar a cualquier tipo de organización. Esto es porque se ha concebido como una norma de gestión, cosa que se puede comprobar en la relación que posee con otras normas internacionales como pueden ser la ISO 9000 o ISO 14000 de gestión de calidad y medioambiental respectivamente.

Beatriz Mimosa

Una de las pocas comunidades autónomas que no posee una ley en materia de archivos es la vasca. Sin embargo, a comienzos de 2016 aparecerá la Ley de Patrimonio Documental y del Sistema de Archivos de Euskadi. Desde este enlace se puede acceder al anteproyecto de ley, en el portal de las administraciones vascas.

La nueva norma se adaptará al entorno digital e incorporará metadatos de valoración, selección, conservación y acceso en la gestión archivística. Además en su articulado incluirá tanto archivos de carácter público como privado.

Sus objetivos se centran en la protección del Patrimonio Documental de Euskadi siguiendo pautas reguladoras que establezcan qué se tiene que expurgar y qué conservar. Para llevar a cabo este trabajo se establecerá una Comisión de Evaluación, Selección y Acceso a la Documentación encargada de este tipo de decisiones.

Se procurará que en el Sistema de Archivos sea más accesible el acceso a los documentos que posean valores culturales y administrativos. Todas las entidades que tengan la obligatoriedad de archivar documentos públicos tendrán que tener un archivo con personal, instalaciones, equipamientos de seguridad y planes de emergencia que garanticen la custodia, conservación, acceso y difusión de documentos.

Este tipo de ley se puede complementar con otras como puede ser la reciente ley de transparencia. Es fundamental puesto que es necesaria la existencia de un grupo encargado de establecer un calendario de conservación para no eliminar documentos que sean esenciales e importantes.

Beatriz Mimosa