En estos últimos años miles de empresas, administraciones y organismos públicos están acudiendo al uso de proyectos de digitalización de sus documentos para agilizar sus servicios. Mediante estos, además de conseguir un gran ahorro económico, se logra una mayor rapidez y mejora de sus servicios, ya que el proceso de búsqueda y recuperación de datos será mucho más sencillo a través de medios electrónicos y con un orden establecido.

En todos los casos se consigue reducir aproximadamente un 20% el volumen del negocio anual, consiguiendo una mayor rentabilidad y realización de sus servicios, ya que el tiempo perdido anteriormente en localizar la información precisa, llegar a acuerdos y en la toma de decisiones, se podrá aprovechar en responder a las necesidades de los clientes. Las actividades empresariales más influenciadas en esta reducción de tiempo son: el pago de facturas, el control administrativo y financiero de los negocios y la búsqueda de documentación de personal interno o de clientes.

Se incluye en este proyecto de digitalización también la realización de las facturas electrónicas, lo que implicó en el año 2013 un ahorro total de 458 millones de euros entre las más de 130000 empresas que se amoldaron a esta técnica.

Además, no solo se reduce el coste económico o de tiempo, sino que también gracias a este proceso lógicamente habrá un descenso considerable en el dinero destinado a papel (con los beneficios para el medioambiente que conlleva) y una reducción del espacio ocupado, uno de los mayores problemas de la documentación en empresas. Sería insostenible la conservación de documentación en papel con el ritmo de crecimiento exponencial que experimentaba estos últimos años, por lo que la digitalización se plantea también como la mejor solución a este problema que tanto preocupa en las empresas.

Esto nos atañe a nosotros, futuros profesionales de la información, ya que somos los mejor capacitados para realizar este tipo de trabajos de digitalización, que también se están llevando a cabo en numerosos Archivos y otras instituciones. Si el intrusismo laboral, tan presente en nuestra profesión, nos lo permite, una gran parte de los que ahora estudiamos Documentación nos podremos dedicar al campo de la digitalización, ya que tiene un gran futuro por delante.

Sara Paz