La Subdirección General de Archivos Estatales ha editado un manual interno con la aprobación de la Comisión Ministerial de Administración general para gestionar los documentos del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Esta manual se divide en tres grandes apartados, que a su vez se dividen en otros subapartados, entre los que destacamos:

-         Política de gestión de documentos electrónicos

o    Objeto y Alcance de la Política.

o    Actores y responsabilidades.

o    Procesos de gestión documental: captura, registro, clasificación, descripción, acceso y trazabilidad, calificación, conservación, transferencia, destrucción y eliminación.

o    Asignación de metadatos.

-         Procedimientos instrumentales para la gestión de documentos

o    Firma electrónica.

o    Protocolo de digitalización de documentos.

o    Copiado auténtico de documentos

-         Referencias

Los objetivos marcados por el propio MECD con este documento:

·         Establecer y documentar el conjunto de criterios comunes para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por el Departamento Ministerial y sus organismos dependientes.

·         Asegurar la disponibilidad e integridad de los metadatos necesarios para la adecuada gestión, conservación y recuperación de los documentos y expedientes electrónicos.

·         Dar cumplimiento al mandato recogido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) que obliga a las Administraciones Públicas a “establecer las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida”.

·         Asignar responsabilidades a los diferentes actores implicados en la gestión documental.

·         Establecer los requisitos de los distintos procesos del tratamiento archivístico del documento y expediente electrónico (conservación, transferencia, eliminación y acceso).

Este manual es digno de analizar por ser un documento de un órgano oficial que se preocupa  por sistematizar la gestión del documento electrónico.

Acceso al documento

Anexo

Alberto Ramos Alonso

Hace unas semanas en el grupo de Facebook Software libre para bibliotecas Joaquín Hierro anunció las siguientes mejoras de Opendroc en su versión 1.2:

-          Manejo de Referencias Bibliográficas con formato RIS.

-          Búsqueda por texto libre de los documentos y metadatos.

-          Definición de informes por el usuario para presentar y exportar las búsquedas o expedientes.

Este ingeniero de software que trabaja en ISBAN:Ingeniería de Software Bancarioha creado un programa de gestión documental, que tiene  las siguientes funciones:

-          Definir tipos de carpetas/expedientes para estructurar los documentos de acuerdo a la estructura organizativa, los procesos de la entidad, etc.

-          Definir tipos de documentos para cada proyecto o área.

-          Almacenar documentos en una estructura de carpetas/expedientes.

-          Asignar metadatos para facilitar su organización y búsqueda posterior.

-          Crear versiones de los documentos.

-          Compartir documentación entre grupos de usuarios, restringiendo el acceso de acuerdo a permisos.

Creemos que este producto promete mucho, por lo que en un futuro haremos una reseña más completa y técnica. Mientras tanto, os invitamos a escuchar una entrevista a su creador en el programa Planeta Biblioteca de la USAL y a entrar en la página del proyecto para descargarlo y usarlo.

Alberto Ramos Alonso

Después de la integración del paquete Office en Dropbox, los usuarios nos beneficiaremos del nuevo acuerdo entre Adobe y Dropbox. El pasado 13 de octubre, Adobe publicó este comunicado:

“The new integration will help users of Adobe and Dropbox products to:

-         Access and share files quickly. With a few simple taps or clicks in the free Acrobat Reader mobile app or Acrobat DC on desktop, users can view and take additional actions on PDF files stored in their Dropbox Basic, Pro and Dropbox for Businessaccounts. Any changes are automatically saved back to Dropbox. Once completed, it’s simple to share the updated file using a Dropbox link or shared folder.

-         Edit and collaborate more simply. Users can open a PDF file from the Dropbox website, iPhone or iPad app, and edit with Acrobat DC on desktop or Acrobat Reader mobile while on-the-go. With the Adobe apps, anyone can highlight, annotate or add comments to the document. Acrobat DC users can also complete a full range of tasks on the PDF files, including editing text, organizing pages, or converting the documents to their original format. The new version of the file can then be shared with colleagues or friends directly from Dropbox to collaborate further. These capabilities build on existing integration between Adobe eSign services and Dropbox, which enables users to access, track and sign PDF files stored in Dropbox.

-         Sync documents everywhere. Ensure PDF files, and the changes you make to them in Adobe apps, are always synced in Dropbox, whether you’re on a mobile device, the web, or in front of a computer…“

Ya es posible para los usuarios que tengan una cuenta de Adobe sincronizar sus documentos  con Dropbox, pero los usuarios de Android e iOS deberán esperar a los próximos meses, en 2016.

En estos mismos días, Adobe también ha actualizado eSign para facilitar la firma electrónica de los documentos para adaptar a legislación europea, mejorar la experiencia del usuario y el sistema de firma, con la posibilidad de hacer una foto a la firma y que ésta sea integrada en el documento sin necesidad de usar lápices digitales.

Alberto Ramos Alonso

El día 11 de septiembre se ha hecho una nueva actualización del Código de Archivos y Patrimonio Documental, el cual es una completa guía gratuita de toda la legislación que nos compete tanto a nivel estatal como por comunidades autónomas. A pesar de lo amplio que es no se incluyen los siguientes documentos:

-      Normas autonómicas de rango inferior a Ley.

-      Normativa interna de diferentes Departamentos ministeriales.

-      Normas europeas que no figuran en la colección de legislación consolidada del BOE.

-      Sentencias del Tribunal Constitucional que afectan a esta normativa, aunque por su interés, se han reseñado en esta nota de autor.

-      Normativa relativa al traspaso de funciones y servicios del Estado a las Comunidades Autónomas en materia de archivos. Aunque si se enumeran en la nota de autor.

Alberto Ramos

Según ha anunciado el presidente de la Sociedad Colombiana de Archivistas, Carlos Andrés Pino Castaño, la Ley 1409 de 2010, la cual regula el ejercicio de esta profesión en este país es totalmente legal, rechazándose las demandas que buscaban la modificación de los artículos 5.°, 6.° y 24.° con la ratificación de los dichos en la sentencia C-239/10.

El artículo 5.º es el más polémico porque excluye de ejercer la profesión a cualquier persona que no tenga el título de archivística. Esta polémica sobre si se debe excluir a personas de ramas cercanas a la archivística de ejercer la profesión está extendida por todos los países y en las redes sociales. En otros países estamos a años luz para que se tenga en rango de ley la obligación de la profesionalización de nuestra profesión. Todos sabemos que es  una de las eternas discusiones en nuestro gremio, pero quién sabe si seguir el camino de Colombia provocaría un aumento del alumnado en nuestros grados y por ende la calidad y vocación de los graduados resultantes.

Alberto Ramos

Este proyecto es un laboratorio de ideas creado dentro del grupo de investigación TIC 238. Su lista de miembros está formada por más de medio centenar de profesionales de una gran variedad de universidades de Granada, Madrid, Zaragoza o Valencia como también de empresas como el Banco de España.

Su objetivo es poner en contacto a personas interesadas en realizar investigaciones y publicaciones en torno a temas como la recuperación de información, datos abiertos, repositorios digitales, software de archivos y museos.

Esta clase de iniciativas son el lugar donde saldrá la vanguardia en el campo, por lo que siempre se tiene que tener un ojo sobre ellas.

Alberto Ramos

Debido a la importancia que están adquiriendo para las empresas los softwares de gestión documental, el comparador Buscoelmejor ha realizado una encuesta a 19 empresas españolas que comercializan programas de gestión documental. Así, la empresa que esté pensado en cuál adquirir podrá tener en cuenta este estudio, que tuvo las siguientes conclusiones:

-        Gran optimismo entre las empresas en sus ventas durante este año.

-        Casi la mitad de las empresas ya se mueven en Latinoamérica y casi la otra mitad tiene pensado conseguir cuota de mercado a corto plazo en ese territorio.

-        Solamente una de las empresas se dedica en exclusiva a hacer este tipo de software.

-        La mayoría de ellas ofrece en su producto la opción de usar la nube como sistema de almacenamiento de los documentos.

-        Todas tienen datos para asegurar que sus clientes recuperan lo invertido en el programa en un periodo de tiempo inferior a un año, al igual que todas afirman que sus clientes implementan el programa en un periodo inferior a medio año.

A la luz de estos datos se puede hablar de un presente, y sobre todo de un futuro, prometedor para estas empresas por el aumento de ventas y su expansión a Latinoamérica. Hace unos años, el número de empresas que desconfiaban en comprar este tipo de programas era mayor, pero ha ido disminuyendo por razones como que el coste de estos ha bajado por el avance tecnológico o un mercado más competitivo -al aumentar las empresas en el sector- y, por otra parte, ha aumentado la concienciación de las empresas a favor de su uso por fenómenos como el de la nube o la digitalización.

Alberto Ramos Alonso

Por medio de la página de Facebook Sociedad Colombiana de Archivistasnos hemos enterado esta semana de la modificación del artículo 12 de la Resolución 8934 de 2014,tal modificación se ha hecho por medio de la Resolución 723 de 2015aprobada el 15 de enero. La resolución de febrero del año pasado dicta directrices en gestión documental para los archivos bajo supervisión de la Superintendencia de Industria y Comercio y daba un plazo para adaptarse a ellas que expiraba en febrero de 2015 pero por la gran cantidad de solicitudes recibidas se ha ampliado el plazo 10 meses más.

El artículo modificado dice lo siguiente:

“La siguiente resolución otorga plazo hasta el 31 de Octubre de 2015 para que las empresas e instituciones privadas elabores sus tablas de retención documental y adopten el programa de gestión documental respectivo, el cual deberá incluir las políticas para la adopción e implementación de la gestión de documentos electrónicos de archivo, así como un plan para la organización de fondos documentales acumulados”

Repasando las leyes colombianas sobre archivos, este tipo de resoluciones siguen la legalidad porque siguen entre otras las siguientes leyes, normas y reglamentos:

• Art. 8 de la constitución: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
• Art. 15 de la constitución: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su  buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Ley 594 de 2000ley principal para el funcionamiento de los archivos en este país.
• Decreto número 2578 de 2012por la que se regula su sistema nacional de archivos.
• Decreto número 2609 de 2012en la se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000 y se dan disposiciones en materia de gestión documental.

Alberto Ramos 

Este documento nos sirve para conocer cual es la hoja de ruta de una organización tan peculiar como la policía nacional de Colombia, además de para mejorar las prácticas en la gestión documental.

 Los principales lectores a los que va dirigido son los funcionarios de la Policía de este país, para que conozcan sobre las técnicas organizativas y normas que se aplican para gestionar los documentos y  los procedimientos de control de documentos y de registros.

La guía se hace a propósito de la Resolución número 2764 del 28 de 2008 que señala que  “por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación” debido a la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, se creó el Archivo General de la Nación en cuyo artículo 2 apartado b dice que este archivo es responsable de "fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación…”

Disponible en: http://www.policia.edu.co/documentos/doctrina/manuales_de_consulta/GUIA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_PONAL_050609.pdf

Alberto Ramos

Como ya vimos la semana pasada, la Administración Pública desde el 15 de enero obliga a sus proveedores a adaptarse a las facturas electrónicas, por lo que creó la plataforma FACe - Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE. La operadora Seres ha recogido en el informe Situación de los Puntos de Entrada de Facturas Electrónicas en las AA.PP. de España 2014 las dudas e incertidumbres de estas empresas respecto al nuevo sistema:

• El desconocimiento de dónde enviar las facturas si el órgano público creara su propio punto de entrada, si se deben enviar a uno superior, o si es a la Administración General del Estado.
• Algunas entidades públicas siguen sin estar preparadas técnicamente para llevar a cabo este trámite.
• Ignorar la información obligatoria que debe tener cada factura. Según la Ley 25/2013, en su capítulo IV, se deben rellenar de manera obligatoria los campos DIR3 .
• La cantidad de dinero de la que están excluidos de hacer factura electrónica. La Ley en su artículo 4 marca 5.000€ como el dinero a partir del cual se permite seguir haciendo facturas en papel.
• El formato en el que deben ser presentadas las facturas, que debe tener un formato estructurado y tener firma electrónica, por lo dispuesto en el artículo 10.1 a) del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
• La custodia de la factura electrónica es obligación del órgano administrativo destinatario según el artículo 7 de la Ley 25/2013.

Alberto Ramos