Con la llegada de los documentos electrónicos y, posteriormente, la firma electrónica, tenemos numerosas posibilidades para firmar un documento con facilidad y rapidez. Quizá las formas más conocidas precisen uso de un ordenador, pero aquí os presentamos una serie de aplicaciones móviles con las que podemos realizar esta labor.

-          DocuSing: Permite firmar el documento con el dedo o insertar en él una firma que previamente teníamos guardada.

-          Adobe Reader: Permite firmar el documento con el dedo o con un lapicero electrónico.

-          SINGnificant: Permite rellenar PDF, incluyendo la firma del documento.

-          SingNow: Permite abrir y firmar documentos desde el e-mail, la nube o aquellos que tengas guardados previamente en tu dispositivo. Admite Word y PDF.

-          SingEasy: Acepta numerosos formatos y, al igual que las aplicaciones mencionadas previamente, permite firmar los documentos agregando textos con la mano.

Todas las aplicaciones mencionadas anteriormente son compatibles con el sistema operativo Android, pero no todas son válidas para iOS. Gracias a ellas podemos ahorrar un gran trabajo a la hora de firmar documentos directamente sin necesidad de imprimir los mismos, teniendo siempre en cuenta que este tipo de firmas no es aceptada para algunos documentos.

Garazi Sastre

Hace unos días podíamos encontrar en El País una noticia sobre los archivos digitalizados de la hemeroteca de los periódicos en la que se hablaba sobre una petición para eliminar nombres y apellidos de las noticias que ya han pasado. La situación controvertida se daba cuando dos detenidos por tráfico de drogas que ya habían cumplido su condena buscaban su nombre en Google y aparecía un link directo a la noticia del caso, más de 20 años después de que el delito hubiese sido cometido.

Las hemerotecas de los periódicos han ayudado a preservar y archivar las noticias de años pasados a través de una digitalización de las mismas, haciendo así más fácil la labor de los usuarios a la hora de recuperar información, ya que antes sólo tenían la posibilidad de acceder a ella acudiendo a un centro (ya fuera una biblioteca o un archivo) que guardase los periódicos en formato físico.

Vemos cómo en la noticia entran en juego dos tipos de derechos diferentes: el derecho a la información que poseemos todos los ciudadanos y el derecho a la intimidad y el honor del afectado, junto con el derecho al olvido digital. Vivimos en una época en la que todas las acciones que realizamos en internet dejan un rastro y en la que los documentos que compartimos en internet y redes sociales quedan (la gran mayoría) expuestos a una posterior localización. 

Sin duda alguna las hemerotecas de los periódicos son una fuente de información inmensa que guardan noticias de años en los que no podíamos acceder a ellas, ejerciendo así una labor de archivo o base de datos donde poder acceder a la información, ofreciéndola además en formato digital para conseguir llegar a un mayor número de personas. También es cierto que exponer ciertos documentos viola directamente la protección de datos personales en algunos casos como el que se ha expuesto previamente.

Personalmente creo que las hemerotecas son secciones muy importantes y que cumplen una labor fundamental a la hora de almacenar documentos, pero existen problemas como los de la protección de datos que tienen que resolverse, bien sea eliminando los nombres de los afectados o haciendo uso de iniciales para que no sean reconocibles.

La noticia concluye con una sentencia que aboga por el uso de medidas tecnológicas para que los documentos de las hemerotecas no sean localizados a través de buscadores como Google y sólo puedan ser recuperados a través de la propia hemeroteca. ¿Soluciona esto los problemas con el derecho al olvido y la protección de datos? ¿Es la mejor medida que se puede adoptar? ¿Plantea esto un problema a la hora de seleccionar qué noticias se deben incluir, y si los documentos deben ser modificados? ¿Dificultaría este proceso la recuperación de la información?

Garazi Sastre

A la hora de describir diversos materiales de archivo encontramos una serie de herramientas que nos pueden ser útiles para ayudarnos a realizar esta función. En este caso lo que se presenta es ArchivseSpace, un sistema de gestión de archivos desarrollado por profesionales del campo. Archives Space es una aplicación que ayuda a realizar las funciones básicas de cualquier archivo: descripción de materiales, gestión de las autoridades de los documentos, gestión de los documentos y de cuestiones relacionadas con ellos (como el número de visualizaciones, etc) o incluso la edición de metadatos dentro de la propia aplicación.  Esta herramienta surge en el año 2009 tomando como base un proyecto llamado Archivist Toolkit desarrollado en colaboración por las universidades de San Diego, California y Nueva York, que finalmente ha derivado en lo que hoy conocemos como Archives Space. La herramienta requiere de unas instalaciones previas y unos pasos a seguir que pueden ser consultados en la propia página web. Su uso es de gran ayuda de cara a realizar una tarea de gestión de un archivo y el haber sido creada por profesionales del ámbito archivístico hace que sea una opción muy interesante para utilizar.

Para obtener más información consultar el siguiente enlace: http://www.archivesspace.org/ 

Garazi Sastre 

El 6 de diciembre de 2014 se realizó el Primer Congreso Internacional El Patrimonio Cultural y las Nuevas Tecnologías, dentro del cual Julio Delgado realizó una ponencia sobre la digitalización de archivos sonoros indígenas. Estos archivos sonoros son guardados en las fonotecas una vez están digitalizados, pero como podemos ver en la ponencia el peor enemigo en cuanto a estos archivos se trata de la obsolescencia tecnológica.

En la ponencia podemos observar qué pasos han seguido para trabajar los materiales y también casos concretos mediante los cuales se protegen estos documentos, que son considerados patrimonio cultural.

La intervención es muy interesante de cara a ver los procesos y tratamientos con los que se trabajan y para acercarnos un poco más a un tipo de documento que, en ocasiones, no es muy conocido. Las nuevas tecnologías han ayudado mucho para conservar y difundir esta parte del patrimonio y a acercar la cultura de los pueblos indígenas al resto de la comunidad.

Podéis encontrar la ponencia completa en el siguiente enlace: https://www.youtube.com/watch?v=aGlbGgTgaJw

Garazi Sastre

Desde Social Biblio nos llega cada miércoles una sesión que trata de diferentes temas de interés dentro del campo de la Información y Documentación. El pasado 4 de marzo de 2015 tuvo lugar una sesión impartida por Vicent Giménez Chormet, que además de ser profesor y director de máster en el campo, trabajó en el Archivo del Reino de Valencia durante algunos años. En la charla impartida por Vicent se habla del salto a las nuevas tecnologías en los archivos, los soportes que se utilizan en la actualidad y el cambio que ha supuesto la transición del documento en papel al digital, etc. Sin duda, con la llegada de las nuevas tecnologías, nos encontramos ante un gran desafío en el campo de los archivos, y charlas como ésta pueden ayudarnos a comprender los cambios y a aprender un poco más sobre las pautas que podemos seguir a la hora de enfrentarnos a situaciones que nos pueden resultar desconocidas o extrañas.

La presentación está disponible en el siguiente enlace:

http://www.socialbiblio.com/materiales-de-los-archivos-en-la-era-digital/

Garazi Sastre

El pasado día 31 de marzo se celebraba el Día Mundial de las Copias de Seguridad, motivo por el cual salieron diversas noticias en periódicos distintos mostrando la importancia de las mismas y cómo funcionan, ya que es una técnica que ha sido implantada junto con las nuevas tecnologías.

Una copia de seguridad consiste en “almacenar en un sitio físico distinto al original aquellos datos que consideras importantes, de modo que si se borran o estropean en el formato original, podamos contar con una copia en el otro”. Las copias de seguridad son muy útiles para proteger nuestros archivos personales. En el momento en que vivimos guardamos muchos documentos, fotografías, recuerdos, etc en nuestros dispositivos, ya sea en el ordenador, teléfono, tableta… Estos dispositivos pueden estropearse, tener fallos… Para ello debemos realizar copias de seguridad a los documentos que son más valiosos. Para realizar estas copias tenemos varias opciones: la primera y más común se trata de almacenar la información en otro soporte físico, como un USB, una memoria externa o un CD; la segunda opción, que está empezando a extenderse en los últimos tiempos, se trata de almacenar esta información en la nube, mediante herramientas que nos prestan estos servicios (DropBox, Drive, Zoho…)

Desde aquí, como opinión personal y aprovechando la coyuntura del “Día Mundial de las Copias de Seguridad”, os animo a todos a proteger vuestra información realizando estas labores. En la era actual, tan llena de tecnología, es muy sencillo extraviar o perder los documentos que creemos importantes, y con una labor tan sencilla como ésta podemos tener la seguridad de que, si existe algún problema, vamos a poder recuperar toda la información que teníamos guardada en nuestros dispositivos.

Garazi Sastre

El presente trabajo aborda la problemática de la preservación y conservación de los documentos digitales. Se definen esos documentos y se enumeran los principales soportes digitales. Las diferencias con los documentos tradicionales, en lo que afecta a las tareas de preservación, servirán de base para determinar los aspectos necesarios para el establecimiento de una política de conservación. Se analizan los principales riesgos relacionados con la obsolescencia tecnológica y con la degradación de los soportes y se ofrecen diferentes estrategias de preservación como pueden ser la sustitución de los soportes, la migración de la información o la emulación de la tecnología. Debido a la complejidad en la preservación de este tipo de documentos, al aumento constante del volumen de los mismos y a la necesidad de conservar este rico patrimonio para generaciones futuras se concluye destacando la necesidad de políticas nacionales e internacionales de preservación y la cooperación entre instituciones y entre los diferentes agentes relacionados con los documentos digitales.

Garazi Sastre

SASTRE NATIVIDAD, Garazi. Preservación y conservación de documentos digitales [en línea]. En: ArchivPost. Salamanca: Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2015. Disponible en: http://www.acal.es/index.php/archivpost-a-fondo

En este recurso se presenta un artículo que abarca toda la temática que trabajamos en la sección de Nuevas Tecnologías, desde cómo se han implantado en los archivos, la normalización que siguen, las distintas formas de archivar (bien sea en diferentes soportes, dispositivos, en la nube…) y, lo más importante, cómo se aplican al ámbito y cuáles son sus ventajas y desventajas. También cuenta con la experiencia personal del autor en este ámbito, permitiéndonos un acercamiento a todo lo nombrado a lo largo del artículo. Aunque el artículo parezca antiguo, su última revisión es del año 2014. Para acceder a él podéis hacerlo mediante el repositorio e-Lis (es necesario registrarse para leer el artículo completo.)

Link: http://hdl.handle.net/10760/4651

Garazi Sastre

Gracias a las nuevas tecnologías se ha abierto un amplio abanico de posibilidades para acceder a la información, sobre todo gracias a la digitalización de documentos. En esta ocasión son 31000 documentos del archivo de Luis Siret los que estarán disponibles para su consulta online.

Luis Siret fue un famoso arqueólogo e ilustrador que realizó diversos estudios, aunque los documentos que se nos presentan tratan, en esta ocasión, de los estudios de los yacimientos prehistóricos del sur de España. Gracias a la labor del Museo de Arqueología de España digitalizando este fondo tan importante, tendremos a nuestro alcance con un solo golpe de ratón una colección formada por 2.819 documentos con 31.320 imágenes de gran valor histórico y profesional, divididas en cuatro grupos documentales.

Los documentos estarán disponibles en un formato de Catálogo Temático on-line, y poseen un gran valor de cara al estudio de los yacimientos.

Garazi Sastre

Las nuevas tecnologías están llevando a un gran número de organismos, tanto públicos como privados, a cambiar sus métodos de gestión documental, adaptándose así a los tiempos actuales. Uno de los últimos ejemplos podemos encontrarlo en la Universidad de Zaragoza, que ha firmado una cátedra en los últimos días del 2014 con la empresa Logisman (una de las más importantes en el sector en España) para aplicar las nuevas tecnologías a sus archivos.

Con este proyecto se verán mejoras en la gestión documental y también muchos avances, como el paso de documentación del papel al soporte digital entre otros. Así mismo, se fomentarán tareas de investigación y se ofertarán diversas prácticas y becas para estudiantes o profesionales, lo que dará mayor visibilidad al acuerdo. También estarán presentes actividades académicas y formativas y de comunicación.

 Este proyecto supondrá una ventaja tanto para los archivos como para el sector, pudiendo crear nuevas salidas que se traduzcan en  mejoras considerables de cara a la sociedad en general. Para conocer más información sobre esta cátedra se puede acceder a la página web de la misma, donde disponemos de un gran número de recursos tanto divulgativos como de oportunidades de empleo/académicas relacionadas. El link de acceso a la página web es el siguiente: http://catedralogisman.unizar.es/home/

Garazi Sastre