El nuevo reglamento de la UE plantea multas de hasta 20 millones si no se cumple un plan de gestión documental
El pasado 25 de mayo de este año entró en vigor el nuevo reglamento de datos de la Unión Europea, que establece multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual para todas aquellas empresas que apenas cuentan con gestión documental, y que no entrará en vigor hasta el 2018.
Según datos del estudio realizado por PwC y la empresa de custodia y gestión de la información Iron Mountain, alrededor del 11% de las empresas medianas europeas tienen que adaptarse a los plazos comprendidos entre 3 meses y 20 años para la conservación de documentos e información, dependiendo del tipo de dicha información.
En España, el 19% de las medianas empresas guardan información para extraer valor en un futuro o emplear los datos como pruebas en procesos legales.
Hay que tener en cuenta que el almacenaje y custodia de mucha información y no saber gestionarla bien puede perjudicar a la competitividad de las empresas; así lo afirma Ignacio Chico, director general de Iron Mountain:
“La información significa ventaja competitiva. Ahora bien, el problema reside en que muchas veces no se sabe cómo gestionarla. Los documentos que se conservan durante demasiado tiempo corren el riesgo de vulnerar la privacidad y las leyes de protección de datos, y los que se destruyen demasiado pronto podrían contravenir la ley de prueba electrónica. Es esencial que las empresas reaccionen y adopten un enfoque responsable y proactivo”
El estudio: Minería en profundidad: redescubrir el archivo de datos realizado por Iron Mountain e IDC, pone de manifiesto que las empresas pierden alrededor de unos 9 millones de euros por una mala gestión de datos. En este sentido, Ignacio Chico comenta que tener unos procesos de archivo bien definidos permite “conseguir valor a través de dos vías: el ahorro de costes y la entrada de ingresos adicionales, provenientes de la monetización de archivos”.
Otra novedad de este reglamento son el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad. El primero obliga a la empresa a la eliminación de los datos personales del solicitante y su bloqueo en el ámbito web, y el segundo exige a las empresas el poder dar a los solicitantes, clientes o empleados, sus datos en un formato trasladable.
El reglamento exige que haya un responsable de la custodia de la información, lo que da a los documentalistas un papel importante en el futuro que se avecina, ya que según Iron Mountain, el 22% de las empresas carecen de políticas de archivo y es “muy probable que no haya ni una sola persona, ni un equipo definido capaz de tener una visión completa de dónde está almacenada la información o si el lugar donde está es seguro”
Acceso en: http://cincodias.com/cincodias/2016/08/31/empresas/1472640723_417450.html
Jezabel Blanco Elvira
El tribunal supremo de Madrid devuelve el archivo que Franco requisó a Gonzalo De Reparaz
Corría el año 1939 cuando el General Franco requisó los fondos del geógrafo Gonzalo de Reparaz con el motivo de "suministrar al Estado información referente a la actuación de sus enemigos". Estos archivos fueron requisados por la Delegación de Estado para el Servicio de Recuperación de Documentos, creado en 1938 y con sede en Salamanca, para la recopilación de toda la documentación relacionada con personas e instituciones vinculadas a la oposición al régimen franquista.
Estos documentos han permanecido hasta la fecha en las dependencias del Archivo de Salamanca, pero en un futuro muy cercano serán devueltos a la nieta de este tan importante geógrafo.
Su nieta, María del Carmen Reparaz Zamora, lleva pidiendo desde el 2009 la devolución del archivo familiar. En su primera reclamación se acogió al Decreto del año 2008 que desarrollaba la ley de 2005 sobre restitución de documentos y fue dirigida a la Comunidad de Madrid, ya que fue en la capital de España donde se llevó a cabo la apropiación de los documentos.
Ante el silencio administrativo por el que optó la Comunidad, María del Carmen interpuso otra petición ante el Ministerio de Cultura, siendo declinada por segunda vez. Este hecho hizo que la nieta del geógrafo reclamara ante los juzgados, y el Tribunal Superior de Madrid dictó sentencia en abril de 2014 negándole por tercera vez su petición.
Ante esta negativa, la nieta no lo dudó y elevó su reclamación ante el Tribunal Supremo, que terminó dándole finalmente la razón. El fallo ha sido dictado a principios del mes de marzo de 2016 y obliga a la Comunidad de Madrid a entregar las 42 cajas correspondientes al archivo del geógrafo.
Este fallo anula el dictado por el Tribunal Superior y las resoluciones de la Comunidad de Madrid y el Ministerio de Cultura. La sentencia reconoce el derecho de la devolución del archivo familiar: “se reconoce el derecho de la recurrente a la devolución de su archivo familiar, por lo que la Comunidad Autónoma deberá realizar los actos necesarios para proceder a la entrega inmediata del mismo a la recurrente». Argumenta también en favor de la reclamante«en el sentido de que el silencio administrativo dado por la Comunidad de Madrid a su petición tenía carácter positivo y no negativo, es decir, que suponía conceder lo solicitado”.
Jezabel Blanco
España dice adiós a un gran archivo del siglo XX
La Fundación Castañé ha donado a la Universidad de Harvard una parte de su gran archivo tras haber sido ofrecido al ministerio y no haber llegado a un acuerdo por parte del gobierno del PP, cuando al mando del ministerio de Cultura se encontraba José Ignacio Wert
Esta donación hace que más de 2700 documentos de los conflictos del siglo XX, entre los que se encuentran Cartas, telegramas, informes, fotografías de Hitler, Stalin, Churchill, Franco, De Gaulle…. sea donada a Haughton Library de Harvard a pesar de que otras dos universidad estadounidenses habían puesto mucho interés en este fondo.
La encargada de Haughton Library de Harvard, Leslie A. Morris ha declarado que “el legado tendrá un impacto significativo en el desarrollo de nuestras colecciones y en la comunidad investigadora internacional, que dispondrán de un acceso fácil a estos importantes documentos”
La fundación lleva en funcionamiento 20 años y ha recogido todo tipo de material relativo al siglo XX, sus comienzos fueron gracias a la donación personal de José María Castañe, su fundador.
Uno de sus propósitos es la custodia de todo tipo de marterial relativo a los acontecimientos fatídicos del siglo XX, para así mostrarlos al público y promover la paz entre los más jóvenes.
José María Castañé declara que “Lo único que queríamos era que quedara en manos de una institución de primer orden que garantizara su conservación en las mejores condiciones y su difusión a nivel científico y social sin ninguna compensación económica a cambio”.
A pesar de que gran parte del fondo se encuentra en Harvard, la sede de la fundación en Madrid cuenta con gran cantidad del fondo y que está disponible para su consulta.
Jezabel Blanco
La imposibilidad el “papel cero” en los juzgados leoneses
La entrada de este nuevo año trae consigo la puesta en marcha del objetivo “papel Cero” en los juzgados españoles promovido por el Ministerio de Justicia y consistente, como su nombre indica, en la desaparición de toda la documentación en soporte papel.
Lexnet, una plataforma de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales ha sido la encargada de llevar a cabo este objetivo. Esta plataforma lleva funcionando desde 2004 de forma pionera en los juzgados leoneses. Actualmente cuenta con más de 52.000 usuarios y es utilizado en más de 3.500 órganos judiciales y según las cifras las comunicaciones para intercambiar información ascienden a 160 millones
Aunque la cifra suena bien y parece que progresa muy bien, la realidad es bastante diferente porque el programa aún no ha llegado al 100% de los implicados. En León, la ciudad pionera, falta aún el paso más difícil, la instalación del Sistema de Gestión Procesal que complementa a Lexnet. A este último paso se une la preocupación de los jueces a la hora de llevar a cabo la digitalización de los expedientes.
Declaraciones de la presidenta de la Audiencia Provincial de León, Ana del Ser, recordaba recientemente que "León fue pionera en el sistema Lexnet" y reconocía las dificultades para poder activar el 'papel cero' de forma definitiva. "Estamos avanzados. Es cierto que hay problemas. Los procuradores se manejan muy bien con este sistema telemático y los abogados tienen que incorporarse pero es cierto que están un poco preocupados por cómo se desarrolle. No vamos mal pero es complicado cumplir con la previsión de la Ley de Enjuiciamiento para enero de 2016 de 'papel cero'.
Según el Ministerio de Justica, el objetivo podría alcanzarse en un plazo de 6 meses en concreto el 7 de julio de 2016,fecha fijada por la Ley de Enjuiciamiento Civil para que las comunicaciones entre abogados, procuradores y tribunales se realicen por medios telemáticos. A pesar de la existencia de una fecha el proceso puede alargarse hasta final de año debido a la lentitud en la aplicación de procesos de firma electrónica.
Jezabel Blanco Elvira
Los Archivos Audiovisuales de Warner España disponibles en YouTube
El pasado 30 de noviembre, uno de los grandes sellos discográficos estrenó un canal en YouTube llamado Warner Music Spain Archivos (https://www.youtube.com/channel/UCoyEurQ3os1geDE1qhq1Qew)
Con este canal se pretende dar acceso a material audiovisual prácticamente inédito no solo de artistas actuales, sino que también podemos ver vídeos de artistas que ya no siguen en la industria musical.
La publicación de este material, que en su mayoría es de carácter inédito, es el resultado de meses de trabajo de documentación y selección de entre todos los archivos audiovisuales con los que cuenta la discográfica.
En este canal de YouTube podremos encontrar desde videoclips hasta documentales o detrás de las escenas, que dotarán al canal de un gran valor documental.
Gabinete Caligari, Los Ronaldos, Los Flechazos, Esclarecidos, Héroes Del Silencio, Los Nikis, Loquillo y Los Trogloditas o Los Rodríguez son los grupos con los que el canal se ha dado a estrenar, entre los que destacan el documental de Los Rodríguez ‘Hay camisetas para todos’, grabado durante su gira de 1995; una amplia entrevista con Héroes Del Silencio acompañada de canciones en directo extraídas de la gira del 96; ‘Lobo hombre en París’, el legendario vídeo de La Unión; el vídeo de ‘Golpes’, una de las primeras canciones de Gabinete Caligari; y el legendario concierto del disco ‘A por ellos que son pocos y cobardes’que Loquillo Y Trogloditas grabaron en la sala Zeleste de Barcelona a fines de 1988. El canal cuenta con videoclips de artistas actuales como Fangoria, Bunbury, Fito Y Fitipaldis o Andrés Calamaro entre otros.
A día de hoy, el canal de YouTube cuenta con unos 509 suscriptores y con unas 93.680 visualizaciones, y este es su cartel de presentación:
“Descubre los archivos de los grupos que marcaron una época y los de las bandas que siguen haciendo historia. Videoclips, directos, entrevistas, documentales, material inédito... en un canal único porque hay cosas que nunca se olvidan.”
Jezabel Blanco Elvira
Muerte digital y gestión de los archivos personales
La presencia de todos nosotros en las redes sociales es cada vez más activa. Toda o prácticamente toda la población mundial tiene una cuenta en la red social Facebook, en la que compartimos y publicamos muchas fotografías y vídeos con nuestros amigos.
Aunque parezca macabro hablar de este tema, es algo que no debemos olvidar y hemos de pensar en qué ocurrirá con nuestras redes sociales cuando fallezcamos. A este hecho se le denomina "muerte digital", en el que también entra en juego el derecho al olvido.
Para evitar que todos los archivos personales que tenemos colgados en las redes sociales o en diferentes plataformas en la nube queden para siempre publicados en la red, deberíamos hacernos un testamento digital, del que las empresas ya han empezado a hacerse eco. Alguna ha empezado a ofrecer este servicio, como es Tellmebye. Esta empresa catalana convierte a los herederos en albaceas de contenido virtual, de tal forma que cuando el propietario de la cuenta fallece, esta empresa les hace entrega de los derechos y contraseñas de las cuentas en las redes sociales.
En cuanto a esto, la red social Facebook en Estados Unidos ofrece la posibilidad de nombrar un heredero de la cuenta, para que la gestione y finalmente pueda cerrarla cuenta en caso del fallecimiento del titular. En los países en los que esta opción no está disponible, existe la posibilidad de convertir la cuenta en una cuenta conmemorativa o eliminarla mediante una solicitud en la que se debe presentar el certificado de defunción.
Twitter también permite eliminar la cuenta mediante una solicitud en la que piden datos como DNI y certificado de defunción. Pero Twitter no se queda tan solo en el hecho de cerrar la cuenta, sino que ofrece un servicio en el que el derecho al olvido entra en juego dando la oportunidad de eliminar archivos gráficos, pero la red social valorará el contenido dependiendo del valor informativo o del interés público.
Jezabel Blanco
Torrox, el catastro del marqués de ensenada y su nuevo archivo
Torrox, un municipio de la provincia de Málaga, está construyendo su nuevo archivo municipal, encontrándose en la segunda de las tres fases con las que cuenta el proyecto, con un presupuesto de 155.778 euros. Se prevé que su apertura se realice en los primeros meses del año 2015.
Las nuevas instalaciones del archivo se ubicarán en un almacén del Ayuntamiento que está en la calle Almedina y tiene alrededor de 460 metros cuadrados, y se distribuirán entre recepción, sala de consulta e investigación y dos salas para la conservación de los documentos. Esta obra se llevando a cabo con las indicaciones de profesionales en la materia, como son los trabajadores del Archivo Histórico de Málaga.
Con esta nueva localización, que conlleva la modernización de instalaciones, se pretende garantizar y facilitar el acceso a documentos históricos y también al archivo del Catastro del Marqués de la Ensenada de 1752, en el que encontramos actas capitulares, censos de población, padrones o relaciones de vecinos que constituyen la más antigua y exhaustiva encuesta disponible sobre los pueblos de la Corona de Castilla a mediados del siglo XVIII, puesta en marcha por Real Decreto de Fernando VI de 10 de octubre de 1749, como paso previo a una reforma fiscal.
Mediante este nuevo archivo el ayuntamiento pretende cumplir y aplicar la nueva ley de transparencia. Según declaraciones de la concejal María Estrella Tomé “las nuevas instalaciones también permitirán cumplir los requisitos que establecen las nuevas leyes de transparencia nacional y autonómica, facilitando en los plazos señalados por estas normas el acceso a los documentos derivados de la gestión municipal, algo que en las dependencias existentes hasta ahora es muy complicado”.
Jezabel Blanco Elvira
Derecho de acceso a la información
El derecho de acceso a la información escrito por Salvador Soto Lostal, es un libro que (como cuyo propio nombre indica) trata sobre el derecho que tenemos los ciudadanos a acceder a cualquier archivo de la administración. Como aspecto novedoso de este libro sobre la ley, destaca pretender que este derecho se considere como uno de los pilares básicos del Estado social y del buen gobierno, teniendo en cuenta de que la información es un bien que muchas veces proporciona poder a quien la tiene.
Jezabel Blanco
