El siguiente artículo que difundimos en la sección de “Hemeroteca” de las Doctoras María Paz Martín Pozuelo y Manuela Moro Cabero junto a  la Licenciada en Periodismo Cristina Sanz Baena, publicado en la revista El profesional de la información en el año 2011, consiste en un estudio científico de carácter cualitativo en el que se identifican y enfatizan factores considerados clave para el futuro de la archivística a través de la técnica de búsqueda de consenso entre un grupo de profesionales.

“Factores clave para el futuro de la archivística” es un artículo científico que intenta responder a la pregunta ¿qué factores determinarán en un futuro a corto y medio plazo el desarrollo de la archivística?, tal y como cuestionan textualmente las autoras. Para ello desarrollan una metodología y unos resultados basados en una investigación realizada con un grupo reducido de expertos en materia de archivos.

El estudio resulta muy interesante no solo por los resultados obtenidos, un total de 70 factores que corresponden a las siguientes variables:

-          Futuro del archivo (26 variables)

-          De la ciencia archivística (10 variables)

-          Del profesional (12 variables)

-          De las relaciones con la tecnología (10 variables)

-          Del futuro social (12 variables)

También lo recomendamos por la metodología desarrollada para realizar este trabajo de investigación y las conclusiones obtenidas, en las que se encuentran las diferentes áreas de trabajo, investigación y reflexión relacionadas con la archivística.

MARTÍN-POZUELO, María Paz; MORO-CABERO, Manuela; SANZ-BAENA, Cristina. (2011). “Factores clave para el futuro de la archivística”. En El profesional de la información, v.20, n.2 pp. 135-141.

Disponible en: El profesional de la información.  http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2011/marzo/02.pdf [Consultado, mayo 2015].

María Gutiérrez González

El siguiente artículo que presentamos en Hemeroteca, del Director del Servicio de Organización, Calidad y Gestión Documental de la Universidad Pública de Navarra,  Joaquim LLansó Sanjuan, publicado en la revista Tábula  en el año 2008, consiste en un análisis de la normalización en la archivística y la construcción de la identidad del archivero, dividiendo el texto en diferentes partes que van hilando los argumentos que el autor pretende reflejar.

"Camino a Ítaca" es el recorrido del archivero en la búsqueda y reconocimiento de su propia identidad observando los cambios que se producen y adaptándose a ellos. Los archiveros son conscientes de que los cambios que se producen en la sociedad les afectan directamente. De esta manera, con la aparición de la documentación electrónica, los metadatos se asientan como modelo de gestión de documentos.

Actualmente en España, la descripción archivística, orientada a satisfacer las necesidades de los usuarios, choca con la normativa de acceso que está considerada anticuada en su aplicación para la protección datos.

La relación entre las organizaciones y la gestión de documentos se consolida con la aparición de la norma ISO 15489, aunque sigue considerándose una función poco valorada, por ello el autor especifica que esta norma necesita unas nuevas estrategias para vincularla mediante la certificación con normas de gestión de calidad o medioambiente. Además, esta norma no incluye descripción archivística, y aunque es una norma dinámica, el CIA (Consejo Internacional de Archivos), a través del Comité de Buenas Prácticas y Normas, desarrolla su actividad complementando diferentes normas y siendo consciente de que se necesitan más para los metadatos.

Por otra parte, trata de  diferenciar a los archiveros de los profesionales informáticos o de comunicaciones, pues carecen de conocimientos para tratar los documentos de archivo; además, los profesionales de la documentación pueden adoptar estrategias de colaboración y de adaptación para poder destacar y buscar su propio sitio; también pueden simplificar los procesos para que los documentos estén disponibles con mayor antelación. Los archiveros siguen siendo grandes desconocidos en la sociedad, y, para solucionar este problema, el CIA propuso un cambio de paradigma: pasar de ser conservadores de documentos a ser gestores de información con una perspectiva orientada a las satisfacer las necesidades de los usuarios, pues a día de hoy no utilizan los instrumentos de descripción archivística y, por ellos, los archiveros se deben anticipar y desarrollar modelos que sí les puedan servir a los usuarios.

Según el autor, la visión que se tiene de los archivos es que son instrumentos de poder ya que se controla la memoria colectiva y la conservación de documentos. Esto deriva en la gran responsabilidad de mantener que esté debidamente documentada esta memoria colectiva, y más con la inestabilidad del soporte electrónico, que presenta problemas de conservación, e influye en la visualización de nuevos retos.

En definitiva, esta profesión presenta aún varias inseguridades, como los interminables debates terminológicos y el poco respeto de las tradiciones archivísticas, y se necesita un cambio de tendencia para poder adaptarnos a través de las normas a los cambios que se van produciendo.

LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. (2008). “Camino a Ítaca. El papel de la normalización en el periplo profesional del archivero para la construcción de su identidad”. En Tábula, 11, pp. 3-32.

Disponible en: Tábula. ACAL. http://publicaciones.acal.es/index.php/tabula/issue/view/19 [Consultado, marzo 2015].

María Gutiérrez González

El siguiente artículo, publicado por  los doctores en Ciencias de la Información Guadalupe Patricia Ramos Fandiño y Juan Miguel Castillo Fonseca, en la revista Documentación de las Ciencias de la Información en el año 2012, trata de reafirmar la archivística como ciencia a través un recorrido histórico por esta disciplina, aludiendo así a múltiples autores y obras relevantes. Asimismo, recuerdan las diferentes etapas de esta disciplina y sus bases conceptuales. A continuación, los autores indican la necesidad de formación de los profesionales focalizando su estudio en México; de este modo, definen las principales características, el proceso evolutivo y los planes de estudios de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía de México y de la Licenciatura de Archivología de la Universidad San Luís Potosí, a partir de los cambios legales y documentales con las Leyes de Transparencia y Acceso a la Información de este país centroamericano. Finalmente, exponen una serie de conclusiones generales actuales sobre formación académica y nuevas líneas de investigación en este campo científico.

RAMOS FANDIÑO, Guadalupe Patricia; CASTILLO FONSECA, Juan Miguel. «La formación archivística en San Luís Potosí. Reflejo de una necesidad nacional». Documentación de las Ciencias de la Información. 1999, 35, 209-223.

Disponible en: Documentación de las Ciencias de la Información:  http://revistas.ucm.es/index.php/DCIN/article/view/40453/38803l[Consultado: febrero, 2015]

María Gutiérrez González

El siguiente artículo de la Profesora Doctora de la Universidad Pompeu Fabra, Mari Carmen Marcos, publicado en la revista El profesional de la información en el último año del pasado siglo, es un claro ejemplo de las primeras acepciones al denominado “documento electrónico de archivo” definiendo sus características, comparándolo con el documento tradicional y valorando el papel del archivero en este nuevo paradigma, y finalmente mencionando diferentes trabajos e indicaciones de las organizaciones internacionales sobre la adaptación de los principales procesos archivísticos.

La autora comienza el artículo definiendo el concepto de documento electrónico de archivo atendiendo a los matices del Consejo Internacional de Archivos (CIA) y a la normativa australiana de gestión de documentos fijando tres características básicas que los documentos electrónicos han de cumplir para considerarse documentos de archivos que son: la disponibilidad y accesibilidad sin perder la seguridad de almacenamiento; la manejabilidad para la creación de nuevos documentos; y la precisión y exactitud para diferenciar entre diferentes versiones.

A continuación, hace una comparación entre el documento tradicional y electrónico y comenta las principales desventajas que se presentaban en los archivos ante el nuevo soporte documental, pues el cambio de paradigma del momento generaba incertidumbre.

La autora termina el artículo haciendo trabajo de análisis y reflexión sobre las indicaciones de la CIA en su Guía para la gestión de documentos electrónicos desde la perspectiva archivística y de otros autores como Erlandsson y Andrés Elhazaz Molina. Esta guía trata las tendencias tecnológicas, organizacionales y jurídicas de los años noventa en la gestión y conservación de documentos electrónicos y, aporta estrategias de valoración, preservación, acceso y uso para abarcar los nuevos documentos.

Es un trabajo muy completo, clarificador y conciso que permite conocer las primeras impresiones sobre los cambios tecnológicos y nuevos soportes documentales en los archivos.

MARCOS, Mari Carmen. «Los archivos en la era digital». El profesional de la información. 1999, 8/6, 4-13.

Disponible en: El profesional de la información: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/junio/los_archivos_en_la_era_digital.html [Consultado: enero, 2015]

María Hernández Gutiérrez

El presente artículo “La evolución de los estudios de archivística en el último cuarto de siglo” de Pedro López Gómez (Universidad de A Coruña) publicado en la revista Documentación de las Ciencias de la Información en el año 2002, analiza el desarrollo de los trabajos realizados sobre Archivística durante los últimos años del siglo XX y los motivos que han impulsado ese desarrollo.

El texto comienza con la definición de Archivística y la prolongación de la Nueva Archivística en la que se incluye la Gestión de Documentos en las primeras etapas del ciclo de vida de los documentos, es decir en los archivos administrativos, de gestión e intermedios.

Después, el autor hace un recorrido sobre las principales obras de referencia, publicaciones periódicas y bases de datos bibliográficas que se han ido ocupando de las cuestiones generales de esta materia, nombrando algunas obras y autores relevantes en el campo archivístico.

Una vez citadas las principales funciones de los archivos, su contextualización histórica y demás aspectos generales, el artículo hace un recorrido por la literatura existente sobre puntos concretos que pueden servir para los presentes y futuros estudios de Archivística y son los siguientes:

• Documentos de archivo desde el punto de vista teórico
• Redes, sistemas y planificación de archivos
• Valoración, selección y eliminación
• Organización de archivos
• Descripción de archivos
• Acceso a los archivos y comunicación de documentos
• Difusión
• Prevención y conservación de documentos
• Personal

Para finalizar el artículo, el autor se centra en la investigación y deontología profesional  que se ha venido desarrollando durante estos últimos años, y la necesidad de seguir investigando.

María Gutiérrez González

La siguiente obra que recomendamos es el “Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales” elaborado por Paloma Fernández Gil, archivera del Ayuntamiento de Alcorcón y publicado por el Centro de Estudios Municipales y de Cooperación Internacional (CEMCI), en 1997 y más tarde, en 1999 se publicó una segunda edición. Actualmente se encuentra en acceso abierto, así  se puede visualizar y descargar en formato .pdf.

Los archivos municipales son archivos de oficina, en los que la documentación se encuentra en su primer y, en algunos casos también en su segunda, fase del ciclo de vida y es importante valorar aquellos que formarán parte del Patrimonio Documental y se transferirán a los archivos históricos para su conservación permanente. Pero esa no es la única labor sino que también hay que mantener una buena gestión y organización de este tipo de documentación debido al gran volumen de documentos que se encuentran en estas instituciones y deben facilitar las tareas diarias de estas.

El manual es una guía clara y concisa de gestión de archivos municipales estructurada y redactada en un lenguaje natural y comprensible incluso para aquellas personas que carecen de formación archivística. Se compone de tres bloques en los que, en primer lugar, se centra en algunas cuestiones generales sobre archivos, gestión documental y documentos que forman parte de los archivos municipales; el segundo bloque está compuesto por la organización y clasificación de este tipo de archivos y, en tercer lugar, la autora incluye varios ejemplos generales y concretos. Por último, el anexo del manual aporta información de calidad sobre legislación, bibliografía y vocabulario básico  que añade un gran valor añadido a dicho trabajo.

Disponible en arxivervalencians.org http://www.arxiversvalencians.org/doc/manualarchivosgestion.pdf[Consultado: noviembre, 2014]

María Gutiérrez

El manual de “Modern Archives: principles & techniques” (Archivos Modernos: principios y técnicas)  de Theodore R. Schellenberg es un ejemplar básico en materia archivística. Se publicó originalmente en 1956 por la Universidad de Chicago y se reeditó online en 1996 por el gigante Google.

Se trata de una obra clásica, pues la ideología de este archivero asienta las bases de la archivística actual aludiendo principalmente a la  valoración. Schellenberg trabajó como director en los Archivos Nacionales de Estados Unidos entre 1950 y 1956 convirtiéndose en una eminencia muy seguida y, en algunos casos, también criticada.

El pensamiento de Schellenberg se basa en la creencia de que el proceso de selección es el principal problema de los archiveros, pues estos deben elegir que documentación se conservará permanentemente, y por ello, la selección tiene que estar implícita en la propia definición de archivos. Además distingue entre dos conceptos esenciales que sirven para formalizar criterios de valoración y  aquí describimos muy brevemente:

• El valor primario. Los documentos se crean para cubrir una necesidad y tienen valor administrativo (desde el momento de su creación y lo van perdiendo con el tiempo) y además, algunos documentos tienen valor jurídico, o lo que es lo mismo, el documento sirve para verificar hechos jurídico (sujetos a preinscripción).
• El valor secundario. Algunos documentos con el paso del tiempo sirven como fuente de investigación y son los que se deben conservar. Este valor incluye el valor testimonial (información sobre la institución que produce los documentos) y valor informativo (tienen un valor añadido como información sobre personas, fenómenos y cosas).

El manual se puede descargar en varios enlaces ya que es un manual en acceso abierto.

Disponible en archivist.org http://www.archivists.org/publications/epubs/ModernArchives-Schellenberg.pdf[Consultado: noviembre, 2014]

Disponible en la biblioteca digital “Hathi Trust” http://babel.hathitrust.org/cgi/pt?id=mdp.39015071452539;view=1up;seq=5[Consultado: noviembre, 2014]

María Gutiérrez 

Tradicionalmente se han dado diferentes corrientes de pensamiento y la concepción inglesa de mano de Hilary Jenkinson quien publicó, en 1922, “A Manual of Archive Administration”, aportó indudablemente modernidad en la administración de archivos. Recuperamos por ello  esta obra clásica fundamental para los profesionales y amantes de la archivística digitalizada por Internet Archive y Microsoft, sin lugar a dudas es un ejemplar básico en la biblioteca de cualquier archivero.

El texto plantea la formación de archivos y aporta una definición teórica de   “documento de archivo” entendido como “aquellos documentos redactados o usados en el curso de una transacción ejecutiva o administrativa (ya sea pública o privada) de la que (ellos) formaban parte; y por consiguiente bajo su propia custodia para su propia información por la persona o personas responsables de esa transacción y sus legítimos sucesores”.

Para entender la corriente anglosajona es importante resaltar que una de las funciones más importantes del archivero es la valoración, es decir,  seleccionar y eliminar los documentos que ya no tienen ningún valor ni jurídico ni testimonial. Para Jenkinson durante mucho tiempo la valoración debía de estar a cargo de los administrativos y no de los archiveros pues estos no debían valorar ya que sus prejuicios afectarían a la selección de documentos que se conservarían permanentemente, aunque más tarde entendió que era necesario reducir el volumen documental de los archivos. Esta visión sobre la archivística aportó grandes ideas a los posteriores autores, ya que fue el primero en cuestionarse, por ejemplo,  los fundamentos que se reúnen para la toma de decisiones sobre los documentos.

El documento se puede consultar además en Internet Archive: Disponible en https://archive.org/details/manualofarchivea00jenkuoft[Consultado: octubre, 2014]

María Guitérrez

Nos remontamos a 1998 para recordar los primeros debates sobre las TICs (Tecnologías de la Información y la Comunicación) en los Archivos Administrativos. Este artículo de Remedios Antequera Borredá del Archivo de la Consellería de Agricultura, Pesca y Alimentación de la Generalitat Valenciana, publicado en la revista “Métodos de Información” resulta muy interesante por diversas razones.  La autora refleja perfectamente el cambio de paradigma que va experimentando el archivero tradicional y su adaptación a las nuevas tecnologías. Expone también, de manera eficaz,  el modelo conceptual estadounidense y canadiense del ciclo vital de los documentos en el cual se tiene en cuenta la participación de los archiveros en la creación de los documentos y no en la gestión de estos durante la fase activa de los mismos, es decir, cuando poseen de un valor jurídico, valiéndose asimismo de las nuevas tecnologías.

Además, Remedios incluye en su artículo  aportaciones novedosas  como la  del  fallecido Terry Cook, pionero en el campo de la archivística y un adelantado a su tiempo, pues ya avanzó en el Congreso del Consejo Internacional de  Archivos celebrado en Pekín en 1998 que “Los documentos informáticos nos llevan a la era de los archivos y documentos virtuales, donde el documento físico, tan esencial en gran parte del discurso archivístico tradicional de nuestro siglo, se convierte en algo de importancia secundaria en comparación con el contexto funcional en el que se produce, describe y utiliza el documento”.

Como conclusión, la autora enfatiza en la necesidad de un  cambio de actitud del archivero y de los órganos gestores de la política archivística para poder crear y gestionar el Patrimonio Documental de manera óptima incorporando las nuevas tecnologías a todos los procesos que se llevan a cabo en los Archivos Administrativos.

María Gutiérrez González

La importancia de la figura del archivero hoy en día sigue siendo desconocida para la mayoría de los ciudadanos. Este desconocimiento ha generado “ríos de tinta” sobre la identidad de este tipo de profesionales, y por ello hemos querido rescatar un artículo firmado por profesor de la Universidad de Murcia y archivero de profesión, Francisco Fuster Ruiz, en la revista “Anales de Documentación” en 1999.

 Este artículo aclara conceptos básicos necesarios para comprender el papel de los archiveros en la sociedad, tales como “documento de archivo” y el valor del mismo, “archivo” (entendido en todos sus significados ya sea como institución, lugar físico o conjunto de documentos recibidos o generados por personas físicas o jurídicas) y por último, el concepto de “Archivística” desde diferentes puntos de vista, señalando su carácter científico y mencionado el principio de procedencia de los documentos. El autor pretende recorrer históricamente cada uno de los conceptos señalando su carácter científico y pretendiendo individualizar la Archivística dentro del resto de las Ciencias de la Información y Documentación.

Después de leer el artículo citado, estaremos más cerca de conocer las funciones que desempeñan los archiveros a nivel histórico, jurídico y administrativo, entre otras muchas labores imprescindibles para la ciudadanía.

María Gutiérrez González