Guerras, conflictos armados, inmigración y fronteras salvajes, catástrofes climáticas y naturales. Los medios de comunicación informan de estas contingencias que presentan hechos e imágenes apocalípticas con la repercusión que todo ello tiene en la geopolítica en el orden mundial. Estas noticias a veces indican, de manera indirecta –algún testimonio oral de afectados- y en los documentos fotográficos que acompañan a la noticia casi siempre –hay que buscarlos- están los documentos que han sufrido también, la catástrofe, la huida, el desamparo.

En primer lugar, los conflictos, los éxodos y las catástrofes están íntimamente relacionados con los documentos vitales, esos que están presentes en todo y para todo y que son necesarios para iniciar una nueva vida, recomponer lo perdido, recomponer la vida individual y colectiva, documentos que, además son necesarios para las Administraciones Públicas y para las empresas. En todo caso la categoría de “documento vital” se alcanza en función del individuo.

En segundo, en este contexto de destrucción de documentos, la crisis climática está desbordando nuestra agenda de planificación de edificios y emergencias: se están revisando protocolos de edificación, la alteración de las condiciones ambientales en algunos lugares desborda las previsiones de partida, eventos como la DANA del pasado mes de octubre en Valencia empiezan a ser cada vez más frecuentes. Todo ello requiere un enfoque, tanto desde la perspectiva de la protección de los fondos documentales, como desde la de la elaboración de planes de contingencia. Cómo afrontar la crisis y cómo reponerse de situaciones como las que se vivieron en Valencia; no solo desde la perspectiva del patrimonio histórico, sino también desde la de la de los documentos de gestión y en un contexto electrónico, y, por supuesto, más allá de lo institucional y abarcando los documentos personales. No es una cuestión menor el modo en que un archivo puede prevenir o gestionar una catástrofe (sea inundación, incendio, terremoto, etc.) y elaborar planes de emergencia para fondos documentales, donde la identificación de los documentos esenciales es la primera tarea que hay que llevar a cabo.

En relación con la pérdida, el abandono de lo que se estima, y con los hechos de odio y de violencia lo que suele ser mencionado son los libros y las bibliotecas, pero escasamente los documentos y los archivos, si bien la desaparición de documentos y la destrucción de archivos es lo que causa un mayor perjuicio al individuo y a una colectividad. Existe una violencia sistemática contra los documentos y los archivos, porque en ellos se conserva un legado común pero también los instrumentos de reconocimiento de identidad, de derechos, de propiedad.

En este marco de violencia contra el documento, cabe incorporar el valor de evidencia de los archivos para combatir el negacionismo y la desinformación, un vertido de mentiras constante y diario que nos ha invadido en los últimos años, con una fuerte carga ideológica, y que cuenta cada vez con más adeptos. Si nos enfocamos en los negacionistas del cambio climático, podemos hablar también de los "archivos del tiempo", los relacionados con la gestión de los archivos y sistemas de información meteorológica.

En todo caso, el tema de los documentos vitales guarda estrecha relación con el Convenio de Tromso que entró en vigor en España el 1 de enero de 2024.

No olvidemos que el concepto “simpapeles” es ya aceptado, junto con el tradicional de “sin papeles”, y nos hemos de preguntar: qué papeles, papeles para qué.

El escenario delineado más arriba exige la aclaración de algunos conceptos, para su adecuada interpretación, tanto para los autores en lengua española, como a nivel internacional. Tradicionalmente, en España se ha considerado el concepto de documentos vitales como en igualdad de condiciones con el de documentos esenciales, y, quizá con algo de confusión, con el de conservación permanente. Por su parte, actualmente NARA utiliza documentos vitales para referirse solo a los documentos vinculados a principales hechos de vida de las personas.

Así, es indispensable distinguir entre

⎯ documentos que dan soporte al plan de continuidad de la organización para asegurar su normal funcionamiento en el día a día y que, entre otros, incluye planes específicos de prevención y contingencia.

⎯ documentos vitales, entendidos como aquellos que documentan los hechos de vida de las personas, y

⎯ documentos esenciales, aquellos que permiten la comprensión básica de la institución a lo largo del tiempo, pero que no son necesariamente todos los de conservación permanente.

Para su número 28, Tabula está solicitando originales acerca de los siguientes asuntos:

⎯ La documentación de los conflictos humanos: guerras, conflictos armados, inmigración, fronteras salvajes

⎯ Los medios de comunicación en los conflictos

⎯ La eliminación de documentación durante los conflictos

⎯ La documentación de las catástrofes climáticas y naturales

⎯ La documentación del cambio climático

⎯ La planificación de archivos frente a los desastres humanos y naturales

⎯ La recuperación de desastres en los archivos

⎯ La función de la digitalización en la gestión de emergencias y desastres

⎯ Los documentos esenciales institucionales

⎯ Los documentos vitales personales y de colectivos

⎯ La memoria oral y fotográfica de las catástrofes

⎯ La protección de los fondos documentales

⎯ Los documentos esenciales para sobrevivir a desastres

⎯ La violencia contra los documentos y los archivos

⎯ La violencia contra la verdad: la desinformación

⎯ Documentar sin papeles: los documentos de los otros.

⎯ ¿Qué papeles? ¿Papeles para qué? Los documentos como forma de exclusión

Las normas de publicación de Tabula se encuentran en https://acal.es/index.php/publica-con-nosotros.

Los originales deberán presentarse a través del sistema de presentación en línea http://publicaciones.acal.es antes del próximo 31 de julio de 2025.